Privacy Statement Waterproof Amsterdam – Versie 28 augustus 2018

– English version below on this page –

Uw rechten
In dit privacy statement informeren wij u over de persoonsgegevens die wij verzamelen in het kader van de administratie van onze leden en op welke wijze wij deze persoonsgegevens gebruiken. Deze privacyverklaring is alleen van toepassing op persoonsgegevens die wij in het kader van administratie van onze leden verwerken.

Wie zijn wij?
Amsterdam Waterproof https://www.amsterdamwaterproof.nl/ bestaat sinds 2015 als zelfstandige waterpolo club met inmiddels meer dan 65 leden; vrouwen en mannen van 20 tot 50+ jaar. Wij zijn een heel diverse groep boys & girls, jong & oud(er), groot & klein, beginners & gevorderden… maar bovenal zijn we een club sportieve mensen die graag waterpolo spelen in een ontspannen omgeving en de sport en de wedstrijden wel serieus nemen.

Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot de verwerking van gegevens die in deze privacyverklaring wordt beschreven.

Onze contactgegevens zijn:
Amsterdam Waterproof, KvK 66152259 E mail: info[@]amsterdamwaterproof.nl
Bij vragen over deze privacyverklaring kunt u ons bereiken op bovengenoemd e-mail.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?
In het kader van deze verwerking verzamelen en slaan wij diverse gegevens van u op. In de onderstaande opsomming hebben wij omschreven welke categorieën van gegevens wij verwerken.
* Naam Adres Woonplaats Telefoon en E mail (NAWTE) -gegevens; 

* Financiële gegevens (bankrekeningnummer); 

* Gegevens voor het onderhouden van contacten met leden (e-mailverslagen, en notulen 
nieuwsbrieven en WhatsApp groepen); 

* Foto’s van trainingen en wedstrijden ten behoeve van de eigen website en of indien 
van toepassing sponsor van dat moment. Bij fotografie ten behoeve van de betreffende sponsor van dat moment wordt aan u van te voren een mail verzonden dat dit zal plaatsvinden en waarbij het u verantwoordelijkheid is aan te geven indien u niet in beeld wilt komen. 
Waarvoor gebruiken wij uw gegevens? 
Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: 

* Voor het versturen van uitnodigingen, informatie, nieuwsbrieven, contributie 
lidmaatschap , bijzondere mededelingen, interne sociale activiteiten per e-mail al dan niet met een telefonisch contact (WhatsApp) en eventuele correspondentie per post. Het bankrekeningnummer wordt gebruikt voor facturatie. Voor het versturen van nieuwsbrieven. 

* Registratie van uw eventuele deelname aan commissies. 

* De geboortedatum wordt gebruikt voor het categoriseren per leeftijd (vaststelling 
contributiehoogte en vergrijzing/vergroening in de club en eventuele teamindelingen). 

* Beeldmateriaal van trainingen en wedstrijden ten behoeve van de eigen website en of 
indien van toepassing sponsor van dat moment. Bij fotografie ten behoeve van de betreffende sponsor van dat moment wordt aan u van te voren een mail verzonden dat dit zal plaatsvinden en waarbij het u verantwoordelijkheid is aan te geven indien u niet in beeld wilt komen. 


1 – Op welke grondslag verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens in het kader van uw lidmaatschap bij onze vereniging Waterproof Amsterdam.

Delen van gegevens
Wij zullen uw persoonsgegevens niet met derden delen of anderszins openbaar maken, behoudens op de wijze als hieronder beschreven. In het kader van deze verwerking worden uw persoonsgegevens gedeeld met de volgende partijen:
* Eventueel door ons ingeschakelde verwerkers. 

* Toezichthoudende autoriteiten. 

* Organiserende waterpolo vereniging(en) nationaal of internationaal voor inschrijving 
wedstrijd doeleinden 
Doorgifte van persoonsgegevens 
Bij de verwerking waarop deze privacyverklaring betrekking heeft, worden uw persoonsgegevens niet doorgegeven aan partijen die zich bevinden in landen buiten de EU/EER (‘derde landen’) of aan internationale organisaties met die uitzondering van nationaal en internationale waterpolo verenigingen die een betreffende wedstijd(en)- toernooi(en) organiseren. 
Uw rechten 
Wij zijn ons ervan bewust dat u de volgende rechten heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens: 

* Het recht om uzelf tot ons te wenden met het verzoek u mede te delen of over u 
persoonsgegevens worden verwerkt, en zo ja, om inzage te verkrijgen in deze 
persoonsgegevens. 

* Het recht om uw persoonsgegevens te laten verbeteren of aan te vullen als deze 
onjuist dan wel onvolledig zijn. 

* Het recht om uw persoonsgegevens te laten te verwijderen of de verwerking van uw 
persoonsgegevens te laten beperken. 

* Het recht om verzet aan te tekenen tegen de verwerking van (en gedeelte van) uw 
persoonsgegevens. 

* Het recht op gegevensoverdraagbaarheid indien de verwerking van uw 
persoonsgegevens via geautomatiseerde procedés plaatsvindt op grond van uw toestemming of in het kader van de uitvoering van een overeenkomst. 


Als u op basis van bovenstaande rechten een verzoek wilt indienen bij ons, dan kunt u daarvoor een e-mail te sturen naar info[@]amsterdamwaterproof.nl
We streven ernaar om binnen de daarvoor geldende wettelijke termijn op uw verzoek te reageren. Wij wijzen u erop dat u het recht heeft een klacht in te dienen over de verwerking van uw gegevens bij een toezichthoudende autoriteit, als u van mening bent dat deze verwerking inbreuk maakt op de privacyregelgeving. Voor Nederland is de Autoriteit Persoonsgegevens aangewezen als de toezichthoudende autoriteit. Voor meer informatie kunt u de website https://autoriteitpersoonsgegevens.nl raadplegen.

Wijzingen met betrekking tot deze privacyverklaring
We houden ons het recht voor om deze privacyverklaring van tijd tot tijd te wijzigen. Onderaan deze privacyverklaring kunt u zien wanneer deze privacyverklaring voor het laatst is gewijzigd.


2 – Uw gegevens
1. Welke persoonsgegevens worden er van u verwerkt?
N.A.W.-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en geboortedatum. Van sympathiserende leden of leden kan een privé bankrekeningnummer zijn opgeslagen. Bezoek-, telefoon- en mailverslagen.

2. Waarvoor worden ze gebruikt?
Voor het versturen van uitnodigingen per e-mail, nieuwsbrieven, telefonisch contact, contributie zaken en eventuele correspondentie per post. Registratie van deelname aan waterpolo wedstrijden/toernooien. Het bankrekeningnummer wordt gebruikt voor facturatie. De geboortedatum wordt gebruikt voor het categoriseren per leeftijd (vergrijzing/vergroening binnen de verenging en eventuele indeling teams).
Bezoek-, telefoon- en e-mailverslagen: lid-relatie. Vaak uitleg m.b.t. het al dan niet lid worden of al dan niet betalen.

3. Waarenhoebeveiligdbewarenwediegegevens?
In een door wachtwoorden beschermd leden systeem welke draait achter een beveiliging van netwerkverbinding.

4. Hoe lang bewaren we die gegevens?
Ook na beëindiging van het lidmaatschap blijven (NAWTE) en financiële gegevens in ons bestand bewaard tot 1,5 jaar of zoveel eerder als genoemde termijn totdat door het betreffende lid zelf aan Waterproof Amsterdam wordt doorgegeven dat de gegevens dienen te worden verwijderd, doorgeven dient per e mail

5. Wie verwerkt de gegevens?
Bestuur van Waterproof Amsterdam.

6. Wie kan de gegevens inzien?
Bestuur van Waterproof Amsterdam.

7. Delen van gegevens:
NAW en E -gegevens aan nationale en internationale waterpolo verenigingen die een betreffende wedstijd(en)- toernooi(en) organiseren. Indien gebruikt zal worden gemaakt van IT tussenpersoon zal met deze partij een verwerkersovereenkomst worden afgesloten zodat de privacy in de zin van de nieuwe AVG wetgeving is gewaarborgd.
Bezoek-, telefoon- en e-mailverslagen: deze gegevens worden niet uitgewisseld met een IT tussenpersoon.

8. Recht op opvragen en wijzigen van gegevens:
Op verzoek van het lid zelf worden gegevens aangeleverd, aangepast of verwijderd

9. Toestemming voor verwerken gegevens:
Bij inschrijving; met het aangaan van het lidmaatschap.

10. Nieuwsbrieven:
Naam en e-mailadres worden opgeslagen voor het verzenden van de nieuwsbrief. Mensen melden zich daar zelf voor aan. De gegevens worden bewaard conform punt 4.

11. Commissies/werkgroepen (event commissie, toernooi commissie, fund-raising commissie e.d.)
Indien u deelneemt aan een commissie/werkgroep worden uw contactgegevens daar bij opgeslagen

12. Beeldmateriaal
Beeldmateriaal van trainingen en wedstrijden ten behoeve van de eigen website en of indien van toepassing sponsor van dat moment. Bij fotografie ten behoeve van de betreffende sponsor van dat moment wordt aan u van te voren een mail verzonden en of mondeling aan u bekend gemaakt dat dit zal plaatsvinden en waarbij het u verantwoordelijkheid is aan te geven indien u niet in beeld wilt komen

Deze privacyverklaring is laatst gewijzigd op: 28 augustus 2018.

———

Privacy Statement (English) 
Waterproof Amsterdam – Version August 28, 2018

Your rights
In this privacy statement we inform you about the personal data that we collect in the context of the administration of our members and how we use this personal data. This privacy statement is only applicable to personal data that we process in the context of administration of our members

Who are we?
Amsterdam Waterproof https://www.amsterdamwaterproof.nl/founded in 2015 as an independent water polo club with now more than 65 members; women and men from 20 to 50+ years. We are a very diverse group of boys & girls, young & old (er), big & small, beginners & advanced … but above all we are a club of sporty people who like to play water polo in a relaxed environment and take the sport and the competitions seriously.

We are the controller with regard to the processing of data described in this privacy statement.
Our contact details are:
Amsterdam Waterproof, KvK 66152259
E mail: info [@] amsterdamwaterproof.nl

If you have questions about this privacy statement, you can contact us on the above- mentioned e-mail.

Which personal data do we process?
In the context of this processing, we collect and store various information from you. In the following list we have described which categories of data we process. Name Address Residence Telephone and E mail (NARTE) data;
Financial data (bank account number);
Data for maintaining contacts with members (e-mail reports, minutes, newsletters and WhatsApp groups);
Pictures of training sessions and competitions for the own website and if applicable a sponsor. In the case of photography for the relevant sponsor, you will be sent an email in advance when this will take place and that you are responsible, if you do not want to appear, to send us a mail with your objection(s) .

For what do we use your data ?
We use your personal data for the following purposes:
For sending invitations, information, newsletters, membership fees, special
announcements, internal social activities by e-mail with or without telephone contact (WhatsApp) and possible correspondence by mail. The bank account number is used for billing the contribution.

Registration of your possible participation in committees.
The date of birth is used for categorizing by age (setting contribution height and aging / rejuvenation in the club and possible team classifications).

Images of training and competitions for the own website and if applicable sponsor of that moment. In the case of photography for the relevant sponsor of that moment, you will be sent an email in advance that this will take place and that you are responsible if you do not want to appear by sending us an email with your objection(s).

1 – On what basis do we process your personal data?

We process your personal data within the framework of your membership at our association Waterproof Amsterdam.

Sharing of data
We will not share your personal data with third parties or expose public otherwise, except in as described below. In the context of this processing, your personal data will be shared with the following parties: Any processors that we engage.
Supervisory authorities.
Organizing water polo association (s) nationally or internationally for registration competition purposes.

Exchange of personal data
In the processing to which this privacy statement applies, your personal data will not be passed on to parties that are located in countries outside the EU / EEA (‘third countries’) or to international organizations with the exception of national and international water polo associations that have a relevant competition ( and) – organizing tournament (s).

Your rights
We are aware that you have the following rights with regard to your personal data: The right to turn to us with the request to inform you whether your personal data are being processed, and if so, to inspect these personal data.
The right to have your personal data corrected or supplemented if they are incorrect or incomplete.
The right to have your personal data deleted or to limit the processing of your personal data.
The right to object to the processing of (and part of) your personal data.
The right to data transferability if the processing of your personal data takes place via automated processes on the basis of your consent or in the context of the execution of an agreement.

If, on the basis of the above rights, you want a request from us, you can send an e-mail to info [@] amsterdamwaterproof.nl. We strive to respond to your request within the applicable legal term. We would like to point out that you have the right to file a complaint about the processing of your data with a supervisory authority, if you believe that this processing infringes the privacy regulations. For the Netherlands, the Dutch Data Protection Authority has been designated as the supervisory authority. For more information you can consult the website https://autoriteitpersoonsgegevens.nl


2 – Changes according to this privacy statement
We behold the right to change this privacy statement from time to time. Below of this privacy statement you can see when this privacy statement was last modified.

Your data
1. What personal data are processed by you?
N.A.R. data, e-mail address, telephone number and date of birth. A private bank account number can be stored for friend members or members. Visit-, telephone and mail reports.

2. For what are your data being used ?
For sending invitations by e-mail, newsletters, telephone contact, contribution and correspondence by mail. Registration of participation in water polo competitions / tournaments. The bank account number is used for invoicing. The date of birth is used for categorizing by age (aging / greening within the mix and possible division teams).
Visit, telephone and e-mail reports: member relationship. Often explanation regarding whether or not to become a member or whether or not to pay.

3. Where and how secure do we store this data?
In a password protected member system that runs behind a secured network connection.

4. How long do we keep data?
Even after termination of the membership (NAWTE) and financial data remain in our database up to 1.5 years or as much earlier as mentioned until the relevant member itself informs Waterproof Amsterdam that the data must be removed, on request by e-mail to the board of Waterproof Amsterdam.

5. Who processes the data?
Board of Waterproof Amsterdam.

6. Who can view the data?
Board of Waterproof Amsterdam

7. Sharing of data:
NAW and E-data to national and international water polo associations that organize an relevant game (s) – tournament (s). If an IT mediator is used, a processor agreement will be concluded with this party so that the privacy within the meaning of the new AVG legislation is guaranteed. Visit, telephone and e-mail reports: these data are not exchanged with an IT mediator.

8. Right to request and change data:
At the request of the member itself, data is supplied, modified or deleted

9. Permission for processing data:
At registration; with entering into membership.

10. Newsletters:
Name and e-mail address are saved for sending the newsletter. People sign up for this themselves. The data is stored in accordance with point 4.

11 Committees / working groups (event committee, tournament committee, fund- raising committee etc.)

If you participate in a committee / working group, your contact details will also be added and saved by this specific committee.

12.Images
Images of training and competitions for the own website and the sponsor. In the case of photography for the relevant sponsor of that moment, you will be sent an email in advance and / or informed in person to you that this shooting will take place and that you have the responsibility to state if you do not want to appear in the picture(s).

This privacy statement was last modified on: 28 August 2018.